O dia de limpeza é também uma boa oportunidade para encontrar documentos desaparecidos ou outros itens importantes. Acredite: o que está perdido será encontrado!
Anuncie o dia com bastante antecedência.
E designe horas específicas para o início e término. Certifique-se que todos entendam que é esperado que participem; ninguém é importante demais, pouco importante ou ocupado demais.
[Passo 3]
Planeje um dia de limpeza separado para seus arquivos de computador.
Os arquivos do computador também precisam ser organizados mas não no mesmo dia dos arquivos de papel.
[Passo 4]
Selecione uma pessoa como coordenadora do Dia de Limpeza.
Escolha alguém que tenha bom relacionamento com a equipe, seja bom em detalhes. Idealmente, pode ser a pessoa que tem é designada como gerente de recursos de informação ou gerente de sistema de arquivos.
Contrate empregados temporários para atender aos telefones.
Se há ligações específicas que membros da equipe têm que atender, instrua-os a notificar os temporários para passar ligações.
[Passo 6]
Disponibilize lixeiras, caixas de reciclagem, canetas marcadores e etiquetas.
Identifique um lugar específico onde os membros da equipe possam deixar equipamentos e materiais reutilizáveis para serem reciclados por outros que precisem deles. Notifique a equipe de manutenção que haverá lixo extra naquele dia. Aproveite sua cooperação, quando necessária, para mover caixas pesadas, tonéis de lixo etc. Pode ser útil oferecer um bônus em dinheiro.
[Passo 7]
Etiquetar os arquivos ou grupos de pastas.
Utilize recados adesivos que indiquem qual a próxima ação. Os recados podem ser diretos,
por exemplo, “discutir com...”, “Levar para...”, “Imprimir etiquetas”, etc. Durante a reunião do grupo ao final do dia, um registro dos recados pode dar pistas para a decisão de como seguir adiante com o projeto. O próximo passo pode incluir agendar outro dia de limpeza para que todos continuem o processo individualmente.
[Passo 8]
Deixem os membros da equipe manterem coisas de sua escolha que de
outra forma seriam jogadas fora, como cadernos e materiais de referência.
[Passo 9]
Maximize a energia.
Limpar arquivos é fisicamente e mentalmente cansativo. Os membros da equipe devem estar tão fisicamente confortáveis quanto possível, como sapatos e roupas confortáveis, usar uma cadeira em frente às gavetas do arquivo, ou leve grupos de pastas para sua mesa.
[Passo 10]
Seja criativo.
Traga uma câmera para fotos de antes e depois que possam ser postadas em quadros de avisos ou impressas na newsletter da companhia. Considere prêmios para os tipos de itens mais velhos, mais estranhos, mais engraçados ou até encomendar camisetas com um tema apropriado para a ocasião mais uma forma de aumentar o conforto dos participantes.
[Passo 11]
Sirva um almoço para todos.
Isto encorajará a comunicação entre os membros da equipe sobre decisões que tomaram e o que resta para ser feito e os possibilita voltarem para suas tarefas o mais rápido possível.
[Passo 12]
Junte toda a equipe 30 minutos antes da hora marcada para o término.
Agradeça a todos pela contribuição neste esforço importante. Peça que eles respondam as seguintes perguntas no formulário de avaliação:
- Que questões surgiram com a limpeza dos arquivos?
- Quanto mais tempo você precisa para terminar esse trabalho?
- Como poderíamos melhorar o nosso próximo Dia de Limpeza?
[Por último e não menos importante]
Reunião com o coordenador do evento depois do Dia de Limpeza.
Discutir os formulários de avaliação e determinar quais passos seguir e quando. Incluir:
- Agendar um novo Dia de Limpeza.
- Identificar quem vai responder as perguntas que surgem durante o processo.
- Levar pastas de um departamento a outro.
- Pedir novos equipamentos.
- Atualizar as Diretrizes de Retenção de arquivos.
Reúna as estatísticas para documentar a quantidade de material removido dos arquivos.
Torne-os públicos os resultados e o seu sucesso!
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