Siga estas instruções para organizar suas pastas de arquivo suspenso:
Uma cor pode funcionar na organização, mas se você tiver um número grande de categorias, use cores separadas para cada categoria.
Certifique-se de comprar pastas de um tamanho apropriado, carta ou ofício, dependendo de suas necessidades.
Certifique-se de que os visores das etiquetas são de plástico transparente ou compre-os separadamente, se necessário. Sempre compre mais do que o que você precisa agora. Desta forma, você não vai ter que correr à papelaria.
Subpastas - pastas que vão dentro das pastas de arquivo suspenso:
• Use apenas as pastas de arquivo suspenso e em cerca de um mês (se não menos) os papéis inseridos nelas vão começar a enrolar, ficar para baixo e acabar amassando. Isto irá acontecer tanto para quem está montando um arquivo na redação ou em sua casa;
• As pastas de arquivo suspensos são geralmente usadas para categorias amplas, e as outras podem ser usadas para as subcategorias;
• Já que você pode codificar por cor os arquivos suspensos, é aconselhável que as subpastas de dentro estejam todas em uma só cor;
• Certifique-se de adquirir pastas de tamanho apropriado, carta ou ofício, de acordo com suas necessidades;
• Use etiquetas brancas e um pincel atômico preto com ponta média para etiquetar.
• Você também pode utilizar etiquetadoras eletrônicas, mais práticas e eficientes.
• Revise os arquivos quando eles estiverem muito grossos para serem manuseados ou a cada seis meses.
• As pastas de arquivo suspensos são geralmente usadas para categorias amplas, e as outras podem ser usadas para as subcategorias.
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