[Arquivar Documentos][O que é preciso guardar?]
Antes de escolher guardar qualquer pasta ou papel, faça as seguintes perguntas:
Esta informação requer minha ação?
Isto existe em algum outro lugar?
Esta informação é recente o suficiente para ser útil?
Posso identificar como usar isso?
Há implicações legais ou de impostos quanto a guardar ou jogar isso fora?
Qual é a pior coisa possível de acontecer se eu não tivesse esse papel?
[Onde guardar?]
Se você escolher guardar o papel ou pasta, coloque-os em uma das seguintes grandes categorias:
Pastas de Ação, que você deve guardar em sua mesa ou em um armário ou prateleira próximos a sua mesa.
Pastas de Referências Atuais, que são usadas ou podem ser usadas para projetos correntes e devem estar facilmente acessíveis de sua mesa.
Pastas de Referências Antigas (histórico ou arquivo), que não são necessárias para projetos atuais, mas são necessárias de serem mantidas por razões históricas ou legais, não precisam estar prontamente acessíveis.
E se você quiser ou precisar recuperar esta informação?
Se você não tem um índice de Arquivo, crie um agora. Crie um índice a medida que faz as coisas, ao invés de começá-lo depois. Isso será mais rápido e evitará fazer uma pasta “Automóvel” quando já tem ma chamada “carro”.
[Como guardar?]
Usar pastas suspensas sempre que possível. Se você espera remover apenas uma folha de papel por vez da pasta, você não vai precisar de sub-pastas para serem colocadas dentro da suspensa. Se você espera tirar todo o conteúdo de uma pasta suspensa, utilize sub-pastas.
Se as sub-pastas são utilizadas como subdivisões, etiquete cada uma delas com sua categoria e subtítulo. Quando a pasta ficar muito grossa, use pastas de caixas de arquivo.
Use cores apenas se elas fizerem sentido (por exemplo, todas as pastas administrativas são vermelhas e as pastas de programas são verdes).
Grampeie ao invés de usar clipes de papel.
Timbre ou escreva “Pasta Cópias - Não mexa” em qualquer item quando aplicável.
Anexe a cópia de um formulário ou qualquer coisa usada para fazer cópias adicionais em um protetor plástico de folhas.
Certifique-se que todos os papeis tenha data, e arquive-os em ordem cronológica com o item mais recente à frente da pasta.
Quando usar visores plásticos escolha os transparentes ou os de cor clara para fácil leitura.
Coloque os visores na frente das pastas suspensas.
Quando estiver etiquetando as sub-pastas, coloque o nome da pasta o mais próximo possível do topo do visor. Se estiver usando etiquetas coloridas, você pode minimizar a possibilidade de papeis arquivados esconderem o título da pasta posicionando a etiqueta com a cor na borda inferior e o nome da pasta na superior.
Se você criar um novo título de pasta, certifique-se de adicioná-lo em seu índice de pastas.
Deixe pelo menos oito centímetros de espaço em cada gaveta para pastas adicionais.
Etiquete o lado de fora dos armários de arquivo com seu conteúdo.
[Como avaliar as realizações do dia?]
Deixar 30 minutos ao fim do dia para verificar seu progresso: Quanto mais tempo você precisa para finalizar o projeto? Quando fará isso? Que questões surgiram e como você pode respondê-las?
Etiquete todas as pilhas e pastas para que possa acessar a informação dentro delas facilmente até que possa terminar de arquivar tudo.
[Como manter?]
Faça o Índice de Arquivo o mais fácil de ser utilizado possível. Já que você provavelmente não terá tempo de completar sua revisão do Índice no dia da limpeza, você deve agendar um tempo para fazê-lo o mais rápido possível para conseguir o máximo de retorno do tempo que passou limpando.
Deixe espaçamento simples no Índice, exceto no começo de cada seção alfabética, para minimizar o número de páginas quando for imprimi-lo.
Use o Índice para controlar os materiais grandes, livros ou outros materiais, anotando suas localizações.
Tenha uma cópia do Índice próximo ao armário de arquivos, a mesa de cada pessoa que utiliza o arquivo ou em cada computador.
Atualize o Índice regularmente.
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