O que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano?
Antes de tomar decisão procure a orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações estratégicas.
A quantidade de declarações e obrigações fiscais, muitas vezes levam as empresas a deixar de guardar esses documentos, com isso, o empresário corre riscos, tendo que pagar novamente o que já pagou, mas, não encontra a comprovação.
É importante, analisar cada item documental, devido ao início do prazo da contagem, que varia muito. O avanço da tecnologia e da legislação, já permite em algumas situações, substituir o papel por documento eletrônico, o que facilita a localização, elimina problemas de espaço físico.
Veja aqui alguns exemplos de Prazo de Guarda de Documentos:
Acordo de horas trabalhadas - 05 anos
Balancete - 05 anos
Cartão de Ponto - 05 anos
Comprovante de Vale Transporte - 05 anos
Comunicado de Acidente do Trabalho - 20 anos
Extrato bancário - 05 anos
Livro Registro de Entrada - 05 anos
Livro Registro de Saída - 10 anos
Nota Fiscal de Saída - 10 anos
Prontuário Médico - 20 anos
RPA Recibo de Pagamento a Autônomo - 30 anos
Saiba por que é importante não se desfazer de recibos e notas fiscais
Para se proteger de cobranças indevidas e de correr o risco de ter o nome em listas negras, o consumidor deve guardar alguns documentos. Em geral, segundo determina o Código Civil, o prazo mais comum de prescrição de dívidas é de cinco anos. Por outro lado, há comprovantes que devem ser mantidos por mais tempo como os da compra de um imóvel financiado por prazo superior a esse. Para não abarrotar as gavetas com papéis antigos, o Idec (Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor) dá as orientações para o consumidor manter somente o necessário.
Segundo o Código Civil, cada obrigação contratual tem um prazo específico para o credor exigir o seu cumprimento. Passado esse período, a dívida prescreverá, ou seja, não poderá ser mais cobrada, mesmo que não tenha sido paga. Antes da prescrição, portanto, é importante não jogar fora os documentos que comprovam a quitação.
Cada comprovante de pagamento tem um prazo específico. Tributos (IPTU, imposto de renda e outros) devem ser guardados por cinco anos, contados do primeiro dia útil do ano seguinte ao do pagamento. Inclusive os comprovantes utilizados declaração do imposto de renda. Guarde os recibos de pagamento de aluguel por três anos e de condomínio por cinco anos. Vale a pena solicitar à administradora do condomínio, em intervalos de tempo, uma declaração de que você não possui nenhum débito assim você fica com apenas um papel. Se você for locatário, a manutenção dos comprovantes de pagamento do condomínio (art. 23, XII, Lei de Locação) também é essencial, a fim de comprovar ao locador o cumprimento dessa obrigação contratual. Para os imóveis, conserve os recibos de pagamento das parcelas até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registro de Imóveis. Depois disso, o comprador adquire a propriedade plena sobre o imóvel. Já os recibos de consórcio, devem ser mantidos até que a administradora oficialize a quitação do pagamento do bem e este seja liberado.
Guarde por cinco anos os recibos de assistência médica. Quem tem contrato de seguro-saúde deve guardar os documentos por um ano. Não jogue no lixo os comprovantes de mensalidade escolar por cinco anos. Em caso de aumento, será possível discutir o último reajuste praticado pela escola, que tem por base o valor da última prestação do ano anterior.
Também guarde os pagamentos do cartão de crédito por cinco anos. Para a discussão dos juros aplicados, o prazo é apenas de três anos. Seguros em geral e despesas realizadas em hotéis (hospedagem e alimentação), devem ter seus recibos ou notas mantidos por um ano.
Comprovantes de pagamento de honorários de profissionais liberais (médicos, advogados, peritos) devem ser guardados por cinco anos.
A nota fiscal é uma prova de que o consumidor adquiriu determinado produto ou serviço num estabelecimento comercial específico. Com ela, o consumidor poderá exigir seus direitos, em caso de problemas, aos fabricantes da mercadoria e também ao comerciante.
Texto: Juan Cacio Peixoto
Fonte: OZ!
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