Como lidar com seu correio eletrônico
A Internet realmente revolucionou o mundo nesta última década. Acredito que a maior revolução da Internet esteja principalmente relacionada à invenção do correio eletrônico. O e-mail se tornou algo tão vital na sociedade moderna que é quase impossível conhecer alguém que não tenha um. Você conhece alguém que não tem? Se conhecer, é por pouco tempo.
Mas o e-mail também se tornou um grande problema para administração de tempo. Estudos indicam que as pessoas perdem diariamente, pelo menos uma hora cuidando de seus emails. Conheço pessoas que chegam a gastar de 2 à 4 horas diariamente para cuidar da avalanche de e-mails.
Posso garantir que pelo menos 50% dos emails que você recebe são SPAMs ou e-mails nada importantes. Em uma pesquisa que estou realizando em diversos países sobre administração de tempo, o e-mail é disparado o maior fator de interrupção e distração das pessoas que trabalham em frente ao computador. Quantas vezes você parou algum trabalho pois o bip ou ícone, avisou que uma nova mensagem havia chegado? A curiosidade humana é muito forte para segurar esse impulso.
Se você tem problemas com seus emails aqui vão algumas dicas:
1. Tenha um e-mail oficial e um opcional – quando precisar se registrar em sites duvidosos ou em malas diretas utilize sempre seu e-mail opcional, assim evita que seu email principal fiquei cheio de bobagens.
2. Crie horários para checar suas mensagens – Desligue seu e-mail e crie horários específicos para checar novas mensagens. Minha sugestão é no máximo 5 períodos durante o dia, evitando as interrupções constantes. Se você precisar muito, crie uma regra em seu software para avisá-lo quando o e-mail de uma pessoa realmente importante chegar.
3. Ao ler um e-mail tome uma ação imediata – Se o e-mail exigir alguma ação que irá tomar até 3 minutos, faça logo. Se você deixar para depois vai ter que reler o e-mail e tomar a ação que já poderia ter sido feita. Se exigir um tempo maior que 3 minutos delegue ou crie uma tarefa para atender a esse e-mail em um horário mais apropriado.
4. Evite manter sua caixa de entrada com muitos e-mails – Muitos e-mails podem significar muitas pendências. Se você precisa fazer algo referente a um e-mail defina isso em sua agenda e apague-o da sua caixa de entrada. E-mails acumulados podem ser fontes de esquecimentos, problemas e dificuldade de localizar informações quando precisar.
Texto: Christian Barbosa
Fonte: OZ!
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